Ηλεκτρονικές προμήθειες-Διαδικασία

Συστήματα Ηλεκτρονικών Προμηθειών: Υπηρεσίες και Εφαρμογές

Η ιδιαιτερότητα των διαδικασιών και των μεθόδων, με τις οποίες η κάθε εταιρία χειρίζεται τις προμήθειές της, απαιτούν ευέλικτες υπηρεσίες για την υλοποίηση ενός έργου ηλεκτρονικών προμηθειών. Με τον τρόπο αυτό, η μετάβαση στο σύστημα ηλεκτρονικών προμηθειών γίνεται εύκολα, γρήγορα και αποτελεσματικά.
 
Υπηρεσίες σε 4 διαδοχικά στάδια

Με γνώμονα τις παραπάνω διαπιστώσεις, οι υπηρεσίες της cosmoONE εστιάζονται σε 4 διαδοχικά στάδια:

1) Ανάλυση και Εκτίμηση του έργου υλοποίησης του Συστήματος Ηλεκτρονικών Προμηθειών: Αναλύονται οι ανάγκες του πελάτη, εξετάζονται οι υφιστάμενες διαδικασίες και ιδιαιτερότητές του και καθορίζονται οι στόχοι και το χρονοδιάγραμμα υλοποίησης.
2) Υλοποίηση του Συστήματος Ηλεκτρονικών Προμηθειών: Το Σύστημα Ηλεκτρονικών Προμηθειών παραμετροποιείται με βάση την οργανωτική δομή και τις διαδικασίες προμηθειών του πελάτη. Ταυτόχρονα "ενεργοποιούνται" και οι επιλεγμένοι για την εφαρμογή του συστήματος προμηθευτές. Τέλος, η εφαρμογή και οι σχετικές διαδικασίες τεκμηριώνονται και υφίστανται ποιοτικό έλεγχο.
3) Δοκιμή του Συστήματος Ηλεκτρονικών Προμηθειών και Εκπαίδευση των Χρηστών: Το σύστημα δοκιμάζεται με βάση τα σενάρια λειτουργίας. Ακολουθεί ολιγόωρη και τεχνικά δομημένη εκπαίδευση των στελεχών του πελάτη και παράδοση των εγχειριδίων χρήσης του συστήματος. Με το πέρας αυτής της φάσης, το σύστημα τίθεται σε επιχειρησιακή λειτουργία.
4) Λειτουργία και Υποστήριξη: Καθ' όλη τη διάρκεια λειτουργίας της εφαρμογής, οι χρήστες υποστηρίζονται από το Τμήμα Εξυπηρέτησης Πελατών (HelpDesk) της cosmoONE. Εκτός της παρεχόμενης υποστήριξης και των προγραμματισμένων αναβαθμίσεων, η cosmoONE αναλαμβάνει ειδικές βελτιώσεις και προσαρμογές, ώστε να διασφαλιστεί ότι το Σύστημα Ηλεκτρονικών Προμηθειών του κάθε πελάτη ανταποκρίνεται στις εξειδικευμένες, μοναδικές του ανάγκες.

 

Και στα 4 στάδια των παρεχόμενων υπηρεσιών, ιδιαίτερη βαρύτητα δίνεται στην τήρηση των ακόλουθων κριτηρίων:

• Σαφείς, μετρήσιμοι στόχοι και αυστηρό χρονοδιάγραμμα υλοποίησης
• Εξαιρετικά σύντομος χρόνος ολοκλήρωσης του έργου και ελαχιστοποίηση της διαδικαστικής επιβάρυνσης του πελάτη.
• Μηδενική επένδυση σε εξοπλισμό (hardware) ή λογισμικό (software) από τον Πελάτη
• Ομαλή μετάβαση στη χρήση του συστήματος και σταδιακή ηλεκτρονικοποίηση όλων των συναλλαγών του με τους προμηθευτές.

• Η επιχείρηση γίνεται μέλος της ηλεκτρονικής αγοράς, αναλύεται ο υφιστάμενος τρόπος λειτουργίας της, σχεδιάζεται η ηλεκτρονική απεικόνιση των οργανωτικών δομών της και παραμετροποιείται η εφαρμογή που θα χρησιμοποιηθεί.
• Με τη βοήθεια της cosmoONE διαμορφώνει ηλεκτρονικούς τιμοκαταλόγους. Κάθε τιμοκατάλογος μπορεί να είναι κοινός για όλους, ή προσαρμοσμένος στον κάθε μεταπωλητή με προσωποποιημένα προϊόντα, υπηρεσίες, εκπτώσεις, bonus, τιμές.
• Παρέχει κωδικούς πρόσβασης στους μεταπωλητές της, οι οποίοι χωρίς κανενός είδους εγκατάσταση, μέσω internet, έχουν τη δυνατότητα δημιουργίας παραγγελιών.

 

Ηλεκτρονικοί Κατάλογοι και Περιεχόμενο

Με τον όρο Περιεχόμενο (Content), προσδιορίζουμε τις πληροφορίες που σχετίζονται με προϊόντα ή/και υπηρεσίες που περιέχονται σε έναν Ηλεκτρονικό Κατάλογο. Kάθε ένα είδος Ηλεκτρονικού Καταλόγου επεξεργάζεται με τη χρήση εξειδικευμένων εργαλείων (Content Factory, Content Refinery, Commerce One Catalog Publisher, XML Content Pipeline), ώστε τα είδη να εμφανίζονται σε μορφή συγκρίσιμη και κατάλληλη για αγορά. Οι διαδικασίες που ακολουθούνται περιλαμβάνουν:

1. Επικοινωνία με τον προμηθευτή για την καθοδήγηση του όσον αφορά στις προδιαγραφές που πρέπει να πληροί το περιεχόμενο.
2. Παραλαβή περιεχομένου από τον προμηθευτή, επιθεώρηση, έλεγχος ύπαρξης υποχρεωτικών πεδίων (Κωδικός είδους προμηθευτή, μονάδα μέτρησης, σύντομη και αναλυτική περιγραφή).
3. Data cleansing - έλεγχος, επισήμανση και επικοινωνία με τον προμηθευτή για την ύπαρξη και διόρθωση:
-πολλαπλών κωδικών (SPNs) -περιττών κενών ανάμεσα στους χαρακτήρες -ανάμικτων χαρακτήρων (Ελληνικών-Αγγλικών)
4. Kανονικοποίηση (Normalization): δηλαδή αντικατάσταση τυχόν συντμήσεων στις περιγραφές, με τις κανονικές λέξεις.
5. Τυποποίηση (Standardization): δηλαδή χρήση συγκεκριμένης σειράς αναφοράς των χαρακτηριστικών στην περιγραφή για όλα τα ομοειδή είδη (είδος, κατασκευαστής, μοντέλο, ειδικές πληροφορίες π.χ. Στυλό, Pilot, Μπλε, πάχος 0.28μμ κ.λπ.).
6. Κατηγοριοποίηση περιεχομένου (classification) κατά το διεθνές πρότυπο UNSPSC (United Nations Standard Product and Services Classification).
7. Εμπλουτισμός περιεχομένου (Εnrichment) - προαιρετικά - με την ανεύρεση και συμπλήρωση τυχόν επιπλέον χαρακτηριστικών (εικόνες και επεξηγηματικά σχήματα για τα προϊόντα, τεχνικές ή κατασκευαστικές προδιαγραφές των προϊόντων, video, ιστοσελίδα του προμηθευτή ή του προϊόντος) τα οποία δεν δίνονται στην αρχική περιγραφή.
8. Έλεγχος Ποιότητας (Quality Assurance).
9. Επικοινωνία με τον προμηθευτή για την επίλυση αποριών ή/και περαιτέρω διευκρινίσεις.
10. Πραγματοποίηση τυχόν αλλαγών και διορθώσεων.
11. Αποστολή οριστικού περιεχομένου στον προμηθευτή για έγκριση.
12. IT Conversion και Upload (Ανάρτηση περιεχομένου).